中国建筑学会外事工作管理办法

（征求意见稿）

第一章 总 则

第一条 为了促进中国建筑学会（以下简称学会）对外交流与合作，加强外事工作的管理，规范外事工作程序，根据中国科协、住房城乡建设部等部门的有关规定，结合我会实际情况，制订本办法。

第二条 本办法适用于学会秘书处及内设机构、三刊编辑部、学会科技培训中心（以下简称学会各部门）、各直属分会及专业委员会等。

第三条 学会国际部是学会外事工作的归口管理部门。

第四条 学会所属各单位人员（含人事关系由学会代管人员）因公临时出国（境），必须严格履行国家规定的因公临时出国（境）审批程序（包括项目审批和个人政治审查），不得避开审批渠道，持普通护照执行公务。

第五条  学会外事（含港澳台事务）工作涉及的范围包括：因公出国（境）团组管理；出国（境）培训团组管理；国内外相关国际会议和展览会申报、组织及管理；按照国家有关规定，邀请和接待国（境）外人员来华访问；日常外事活动；因公出国护照、签证及出境证，因公赴港、澳通行证及签注，因公赴台通行证的申办，以及因公护照、通行证的管理等工作。

第六条 外事工作管理的基本原则是统一领导、归口管理、分级负责、协调配合。

第七条 外事工作要注意政策性、科学性、计划性和时效性，本着规范、统一、透明的原则，加强管理，讲究实效，确保安全，注意保密。

第二章 外事接待工作管理

第八条  学会领导及机关的日常外事活动，由国际部统一归口，协调安排。凡学会对国（境）外的联系、接待等统一由国际部负责和协调。各直属分会及专业委员会应指定专人负责外事工作，与国际部对口联络、沟通和配合。

第九条  凡学会各部门、直属分会及专业委员会组织的外事活动，需请学会相关领导出席，应提前二周以上报国际部，国际部根据对等 交流的原则，协调安排学会相关领导出席。

第十条 凡学会各部门、直属分会及专业委员会邀请国（境）外人员来访/参加学术活动，须事先将有关人员情况上报国际部备案。如举办活动时需邀请外国驻华使节和国际组织驻华机构代表，或是有国（境）外政府官员出席活动，需报住建部审批。

第十一条 日常参加外事活动的人员要准时到达活动地点，并注意着装和外事礼节等。

第十二条 邀请国外正部级人员来访，必须上报住建部、外交部审核，经国务院批准后，以学会理事长名义向外方发出邀请；邀请副部级人员来访，在征得住建部外事司或相关主管部门同意后，学会可向外方发出邀请。

第十三条  对境外新闻机构提出的采访请求，原则上应从严掌握。境外新闻机构提出采访请求时，需提供外交部（国务院港澳办、国务院台办）的采访许可文件、详细的采访内容和采访对象等相关材料， 经国际部初审后，报学会领导审批。

第三章 因公出国（境）访问、学习

第十四条 出国（境）工作由国际部根据学会的工作需要统一协调管理。未经批准，各部门、各直属分会及专业委员会不得以学会名义自行组织出国（境）参加国际会议、举办或参加展览、考察、学习或培训等。

第十五条 凡学会各部门、各直属分会及专业委员会应邀出国（境），原则上应于每年 11 月 15 日前向国际部报送次年计划汇总表和申请表，由学会备案。组团单位按团组人员人事和外事关系依外事审批程序逐案逐级报请具有审批权限的部门审批。报批时应附书面请示、邀请函、详细日程、经费来源、团组人员名单等材料。

第十六条  因公出国（境）团组应按规定确定出访人数、国家、在外天数等，并严格执行《住房城乡建设部关于进一步加强和改进因公出国（境）管理的通知》（建外[2016]283 号）的有关规定。在境外停留期限内按期返回，不得在境外超期逗留。

第十七条  因公出国（境）人员应严格遵守境外纪律，两人以上的出国（境）团组须指定一名团长或负责人。团长或负责人除负责主持团组与外方交流外，还应负责管理和督促团组成员遵守各项外事纪律。

第四章 申报和举办国际会议、展览

第十八条 凡学会各部门、各直属分会及专业委员会以中国建筑学会名义申办的国际会议，需提前一年将请示函和申报材料上报学会国际部，并由国际部审核,经学会领导批准后报住建部或具有审批权限的部门审批。

第十九条 根据住建部和中国科协有关规定，申请在华举办国际学术会议时，在请示函中需说明以下情况：

1、申请举办会议的理由，内容应包括专业领域国内外基本情况，发展趋势分析，申办国际会议的必要性；

2、主办、承办及协办单位名称，会议主题和分项议题；

3、在京外举行的国际会议，应提供当地单位同意承办的函件；

4、举办会议的时间、地点及会期；

5、拟参加会议的人数及国外代表人数；

6、会议经费来源和预算；

7、会议期间如附设展览，需说明展览面积及内容；

8、向国际组织申请举办会议，或是受国际组织委托举办会议，均需提供该组织情况(中英文)，如该组织章程、成员国名单、有无台湾问题、委托函或确认函等。如申请举办的会议已在其它国家举办过，需提供会议情况(会议举办国、地点、规模及效果)；同时，如会议申办者已加入某组织，需提供上级机构同意加入的批准件；如是与国外某机构合作举办会议，需说明该机构的有关情况；

9、如现在申请举办的会议以前经批准已向某国际组织申请过，但未获其同意，需说明未同意的具体原因。

第二十条 凡学会各部门、各直属分会及专业委员会以中国建筑学会名义举办国际会议（论坛、研讨会、报告会、交流会等），应在充分调研的基础上，根据工作重点和实际需要制订在华举办国际会议的下一年度计划，在每年11月15日前将国际会议计划表报送学会国际部。由国际部汇总后按程序报学会秘书处批准。

第二十一条 如有台湾人员和国（境）外高层与会，请明确其与会身份后另文上报。

第二十二条 国际科技展览是指以科研、技术及高技术产品的展示交流为目的，境外参展商比例在 20%以上的展览会、博览会、技术展示交流会等。举办国际科技会展的申请不得通过双重渠道上报。

第二十三条 凡学会各部门、各直属分会及专业委员会以中国建筑学会名义举办国际科技展览，各单位应于每年 11 月 15 日之前将展览计划报送学会国际部，展览申报材料需包括国际科技会展名称（中英文）、主办单位、会展日期、举办地点、会议总人数、会议外宾人数、展览面积、联系方式等信息。由国际部汇总后按程序报学会秘书处批准。

第二十四条 学会各部门、各直属分会及专业委员会应在国际会议、科技展览开始前3 个月向学会国际部提交举办报告。

第二十五条 国际部将按照《住房城乡建设部举办国际会议管理办法》（建外[2014]86 号）和《中国科协国际科技会议审批申请指南》（科协外函[2016]90 号）对相关申请进行审核。

第二十六条 各单位应在国际会议结束后 30 天内将会议总结报学会国际部。

第五章 申请加入国际组织

第二十七条 学会各直属分会及专业委员会拟加入对口的国际民间组织，需提交申请请示函及相关背景材料，经学会领导批准后由国际部按照有关规定统一报请住房城乡建设部审批。

第二十八条 申请请示函中需要阐明申请加入该组织的理由及必要性，以及申请加入该组织是否需要缴纳会费。如需缴纳，应注明申请方有无能力缴纳及缴纳方式。

第二十九条 申请加入对口国际民间建筑科技行业组织需要提供相关的中英文材料：

1、对方邀请我方加入其机构的正式书面邀请函。

2、拟申请加入的组织的章程和背景。

3、已加入该组织的成员国名单。

4、该组织中有无台湾问题的证明材料。

第六章 证照管理

第三十条  学会各部门及人事关系在学会代管人员的因公出境证照（包括因公护照、签证，赴港、澳通行证及签注，赴台通行证，出境证等）由国际部统一办理、收缴并上交住房城乡建设部保管。

第三十一条  严格执行证照借用手续。学会各部门及人事关系在学会代管人员因公出国（境），且已具有有效证照，当事人应根据出 访任务到国际部办理借用手续。任务完成后，应在两周内主动将证照交国际部保管。因故未出国（境）者，亦应及时交还。对无正当理由 持因公证照超过两周内不交还者，国际部将以书面形式通知敦促上交，直至收回。对违反规定拒不交者，学会将暂停办理其出访任务的相关事宜。

第三十二条 在外遗失证照，当事人应立即与我驻外使领馆（机构）取得联系，同时向国内组团单位和学会国际部报告情况，以便申请办理临时旅行证件。对遗失证照的当事人，组团单位和学会将视情况给予批评和必要处分。

第三十三条 国际部对所收缴的证照及时做好证照的登记、造册、抽查和销毁等工作。

第七章 外事经费

第三十四条 学会因公出国（境）团组的费用支出要严格按照财政部、外交部关于《因公临时出国经费管理办法》（财行[2013]516 号）执行。相关团组应按照《办法》认真做好预算，不得列支与公务无关的不合理开支。

第三十五条 对出访团组擅自超出开支标准或已批支出预算，以及延长在外时间或进行非公务性活动所发生的费用支出，由该团组个人承担。

第三十六条 使用学会经费出访团组，需在任务完成后两周内向财务部门报销出国（境）费用并及时办理退汇手续。报销费用时，须附出访的批件、日程、团组人员名单及费用支出凭证，各种报销凭证必须用中文注明用途、数量、金额，并由经办人和团组负责人签字。

第三十七条 外宾接待费用应严格按照财政部《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行[2013]533 号）提出支出预算（包括差旅、伙食、住宿、翻译、宴请交通、礼品、杂费等），经学会主管领导审批后，严格按照预算执行。接待来访团组结束后，经办人应在两周之内向财务部门报销接待费用。

第八章 外事纪律和保密规定

第三十八条 所有涉外人员均须按照国务院发布的《涉外人员守则》（国发[1992]5 号），严格遵守有关法律法规，在涉外工作中自觉维护国家主权和民族尊严，不做有损国格人格的事。

第三十九条 涉外人员应具备较高的政治觉悟和辨别是非的能力，坚决抵制国内外一切反华势力的活动。

第四十条 涉外人员在外事工作中要严格执行请示报告制度，不得越权处理涉外事项。

第四十一条 原则上不允许个人单独参加各类因公外事活动，不同外国机构和外国人私自交往。不得利用职权和工作关系营私牟利。第四十二条 在涉外活动中，赠送和接受礼品要严格按照《中共中央办公厅国务院办公厅关于认真贯彻执行〈国务院关于在对外公务活动中赠送和接受礼品的规定〉的通知》（中办发[1993]26 号）执行。

第四十三条 外事活动中，涉外人员应谦虚谨慎，不卑不亢。讲究文明礼貌，注意服饰、仪容。

第四十四条  涉外人员应严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，在涉外活动中要坚持内外有别，保守国家机密。

第九章 附则

第四十五条 学会各部门、各直属分会及专业委员会应在每年11月15日前将本年度外事工作总结报学会国际部。总结应包括本年外事接待、出访、举办国际会议、国际科技展览、签订协议（备忘录）、加入国际组织、国际组织任职等内容。

第四十六条 外事活动中涉及台湾或其他敏感问题的，均须特别提出，事先向学会国际部汇报，绝不允许擅自开展或先斩后奏。

第四十七条 对未经履行报批手续擅自开展涉外活动的，违反外事纪律和财务规定的单位和个人，学会将严肃处理，并追究其个人及有关领导责任。

本办法自 2017 年*月*日开始执行，由学会国际部负责解释。